Registres et documents obligatoires
Une vérification non tracée équivaut, en pratique, à une vérification non faite. Le rapport, sa consignation et la preuve de la levée des réserves constituent le socle documentaire que l'employeur doit pouvoir présenter à tout moment.
Le registre de sécurité
Le registre de sécurité rassemble les vérifications, contrôles, incidents et travaux relatifs à la sécurité de l'établissement ou d'un équipement. Il n'existe pas de modèle officiel unique : ce qui compte est la traçabilité, l'identification certaine de l'équipement, la date, l'intervenant et les conclusions.
Le support numérique est admis dès lors qu'il garantit la conservation, l'intégrité et la présentation immédiate des informations lors d'un contrôle. Un tableur partagé sans horodatage ni contrôle des modifications remplit mal cette exigence.
Documents à constituer et à tenir à jour
- Notice d'instructions du fabricant, rédigée ou traduite en français
- Déclaration CE de conformité ou attestation équivalente
- Rapport de vérification de mise en service, avant première utilisation
- Rapports des vérifications générales périodiques successives
- Rapports de remise en service après démontage, réparation importante ou accident
- Carnet de maintenance, obligatoire pour les appareils de levage
- Preuves de levée des réserves : bons de travaux, photographies, attestations
- Autorisations de conduite et justificatifs de formation des utilisateurs
- Document unique d'évaluation des risques, mis à jour après chaque changement notable
Durées de conservation
En l'absence de durée unique fixée par un texte général, la règle pratique consiste à conserver l'ensemble du dossier technique pendant toute la durée de détention de l'équipement, puis au-delà, aussi longtemps qu'une responsabilité peut être recherchée. Les rapports de vérification sont conservés au minimum cinq ans, le registre de sécurité étant lui-même tenu à disposition de l'inspection du travail, du médecin du travail, du CSE et des agents des services de prévention.
Lors de la cession d'un équipement, le dossier suit le matériel : la remise des rapports et du carnet de maintenance à l'acquéreur fait partie des obligations du cédant pour les équipements d'occasion soumis à certificat de conformité.
Ce que regarde un contrôleur en premier
- La date du dernier rapport et sa cohérence avec la périodicité applicable
- L'identification de l'équipement sur le rapport : numéro de série, et non simple désignation
- L'existence de réserves non levées et l'usage poursuivi malgré elles
- L'identité et la compétence du vérificateur
- La concordance entre le parc réel et le parc suivi
Contenu informatif, rédigé à partir des textes publiquement accessibles. Il ne remplace pas une analyse juridique ou réglementaire adaptée à votre situation, ni l'avis d'un organisme compétent. Vérifiez toujours la version en vigueur du texte applicable à votre équipement.